Réalisation · Automatisation documentaire

Reprise documentaire automatisée

Une intervention rapide pour transformer un export documentaire massif en archive propre, exploitable et contrôlée.

Client anonymisé

Automatisation documentaire

Contexte

Un client disposait d'un export DocuWare contenant un volume important de factures et de documents associés. Les métadonnées utiles existaient dans des fichiers CSV, mais les noms exportés par la GED n'étaient pas exploitables simplement.

Problème

Environ 18 000 factures devaient être reclassées dans un délai court. Un traitement manuel aurait exposé le client à des erreurs de nommage, des doublons, des documents oubliés et une absence de contrôle global.

Solution apportée

AJ2L a développé un traitement automatisé capable de rapprocher les métadonnées CSV avec les documents exportés, puis de renommer les fichiers selon une convention stable et contrôlable.

Résultat

Les documents exploitables ont été reclassés automatiquement, les fichiers de suivi ont été enrichis avec des liens directs et les cas ambigus ont été isolés dans des rapports de contrôle.

Traitement documentaire

Automatiser sans prendre de risque

L'objectif n'était pas de modifier les fichiers à tout prix, mais de traiter automatiquement tout ce qui pouvait l'être avec confiance et de signaler clairement le reste.

Analyse

Export DocuWare et CSV

Lecture des fichiers de métadonnées, analyse de l'arborescence exportée et identification des règles utilisables pour relier documents et lignes de suivi.

Rapprochement

Correspondances contrôlées

Rapprochement automatique entre documents et métadonnées, avec gestion des variantes de casse, accents, séparateurs, extensions et noms tronqués.

Renommage

Convention stable

Génération de noms normalisés à partir des informations disponibles, en conservant l'extension d'origine et sans écraser de fichier de manière risquée.

Contrôle

Rapports et exceptions

Mode simulation, rapports par dossier, rapport global, liste des fichiers non traités, motifs de blocage et doublons détectés.

Bénéfices

Une reprise documentaire fiable et traçable

Gain de temps

Une tâche manuelle de grande ampleur est transformée en traitement automatisé, sans mobiliser durablement une équipe sur un reclassement répétitif.

Qualité contrôlée

Les fichiers ne sont traités que lorsque les règles de rapprochement sont suffisamment sûres. Les cas douteux restent à vérifier.

Suivi enrichi

Les CSV peuvent être complétés avec des liens relatifs vers les documents renommés, pour faciliter les contrôles et l'exploitation future.

Prestation ciblée

AJ2L intervient sur les fichiers réels, comprend la contrainte métier et livre une automatisation adaptée sans imposer une solution lourde.

Vous avez des documents à reclasser ?

AJ2L peut analyser votre situation et construire l'automatisation adaptée, qu'il s'agisse d'une urgence ponctuelle ou d'un besoin plus global d'organisation documentaire.

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